기록·대응

보수 요청 문자와 답변은 어떻게 정리하나요? 교섭경위서 쓰기

2026.10.15 · 캐치하자

이 글의 목차

사진은 증상, 교섭경위서는 요청과 답변을 설명합니다
날짜·상대방·내용·근거 파일로 한 줄씩 만듭니다
캡처만 남기지 말고 원본과 수신 상태를 보관합니다
보수 후에도 마지막 상태까지 이어서 적습니다

교섭경위서는 하자를 처음 고쳐 달라고 요청한 때부터 상대방의 답변과 협의 내용을 날짜순으로 정리한 자료입니다. 긴 하소연보다 누가 누구에게 무엇을 요청했고 어떤 답변을 받았는지가 드러나야 합니다.

사진은 증상, 교섭경위서는 요청과 답변을 설명합니다

벽이 젖은 사진은 현장을 보여주지만 사업주체에게 언제 보수를 요청했는지는 알 수 없습니다. 전화나 문자, 하자 접수 앱, 이메일에 남은 청구와 답변을 함께 모아야 사건의 경과가 설명됩니다. 접수 번호가 있으면 사진 항목과 연결해보세요.

사례집 22~23쪽은 교섭경위와 증빙자료를 정리하는 예시를 제공합니다. 핵심은 상대방의 태도를 평가하는 표현보다 실제 오간 내용을 찾을 수 있게 적는 것입니다. 답변이 없었다면 확인되지 않은 답변을 추측해 넣지 말고 해당 시점까지 회신이 없었다고 구분합니다.

날짜·상대방·내용·근거 파일로 한 줄씩 만듭니다

가령 첫 줄에 3월 8일 욕실 벽 균열 보수 요청, 다음 줄에 3월 12일 현장 방문과 추가 점검 답변처럼 정리할 수 있습니다. 이는 작성 방식의 예이며 특정 사건의 실제 기록은 아닙니다. 통화 상대의 이름이나 소속을 확인했다면 함께 적되 기억이 불분명한 부분은 그렇게 표시하세요.

요청한 부위가 여러 곳이면 같은 날 연락했더라도 어떤 항목에 관한 답변인지 나눕니다. 전체 보수 완료라는 말이 어느 공간과 부위를 뜻하는지 애매하면 확인 질문을 남기세요. 현장 방문 약속과 원인 인정, 보수 범위 합의는 서로 다른 단계이므로 한 문장으로 뭉치지 않는 것이 좋습니다.

캡처만 남기지 말고 원본과 수신 상태를 보관합니다

문자나 이메일은 날짜와 상대방, 앞뒤 대화가 확인되게 저장합니다. 유리한 문장 하나만 자르면 원래 의미가 달라질 수 있습니다. 첨부한 사진이나 파일이 있었다면 당시 어떤 자료를 전달했는지도 같이 남겨두세요.

현행 공동주택관리법 시행규칙 제19조는 당사자 간 일정별 청구·답변 또는 협의와 입증자료를 교섭경위서로 설명합니다. 다만 어떤 기록이 법적으로 유효한 청구나 합의가 되는지는 개별 판단 문제입니다. 메모를 작성했다는 사실만으로 모든 요건이 충족됐다고 단정하지 마세요.

보수 후에도 마지막 상태까지 이어서 적습니다

작업한 날짜와 실제 작업 부위, 전달받은 설명, 보수 이후 달라진 상태를 남깁니다. 다시 같은 문제가 생기면 기존 접수 번호와 새 사진을 연결하면 됩니다. 완료 확인서가 있다면 내용을 읽고 남아 있는 문제와 확인하지 못한 사항도 별도로 정리하세요.

녹음이나 다른 사람의 대화 자료를 취급할 때는 수집·공개 범위를 구분하고 타인의 개인정보를 불필요하게 퍼뜨리지 않습니다. 제출할 자료의 범위와 형식은 공식 안내를 확인하세요. 기록 정리는 주장을 알아보기 쉽게 만드는 작업이지 법률 효과를 자동으로 만들어 주는 장치는 아닙니다.